- XRechnung und ZUGFeRD, geprüft nach EN 16931
- Gutschriftsverfahren nach § 14 Abs. 2 UStG
- Drei Portale: Agentur, Freelancer, Kunde
- Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys
Wo heute die Zeit bleibt
- Stunden kommen per Mail und Excel und werden abgetippt.
- Rechnung an den Kunden und Gutschrift an den Freelancer entstehen von Hand.
- Für Buchhaltung und Steuerberater wird alles noch einmal zusammengesucht.
So funktioniert's
Vom Zeitnachweis zur Rechnung in drei Schritten
Freelancer erfassen ihre Stunden, Agentur und Kunde geben frei, TitanBill erstellt Leistungsnachweis, Rechnung und Gutschrift.
Zeitnachweis erfassen
Freelancer buchen ihre Zeit im eigenen Portal – pro Tag und Projekt – und reichen den Monat ein.
Freigeben
Die Agentur prüft den Monat, der Kunde gibt ihn in seinem Portal frei oder lehnt ihn ab – auf Wunsch mit Begründung.
Abrechnen
Aus dem freigegebenen Monat entstehen Leistungsnachweis, Rechnung an den Kunden und Gutschrift an den Freelancer – auch als E-Rechnung.
So sieht es aus
Ein Monat, vom Zeitnachweis bis ins Archiv
Bildschirme aus TitanBill mit Beispieldaten einer erfundenen Agentur.
Für Buchhaltung und Steuerberater
Was die Buchhaltung braucht, entsteht nebenbei
Belege, Zahlungen und Exporte stehen an einem Ort – so, wie sie ausgestellt wurden.
E-Rechnung
Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD, vor dem Versand geprüft nach EN 16931.
Archiv, das sich nicht ändern lässt
Ausgestellte Rechnungen und Gutschriften werden unveränderbar abgelegt und für die gesetzliche Frist aufbewahrt (§ 147 AO).
Mahnwesen
Mahnstufen mit Verzugszinsen und der 40-Euro-Pauschale nach § 288 BGB – auf Wunsch automatisch.
Kontoauszug-Import
Kontoauszüge im CAMT-Format einlesen und Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen.
SEPA-Auszahlung
Gutschriften als SEPA-Datei (pain.001) für Ihr Online-Banking – das Geld geht direkt von Ihrem Konto an die Freelancer.
Vier-Augen-Prinzip
Über 1.000 € gibt eine zweite Person frei, bevor eine Zahlung von Hand gebucht, eine Rechnung storniert oder ausgebucht oder eine Auszahlungsdatei freigegeben wird. Gibt es niemanden sonst in der Agentur, wartet der Schritt 24 Stunden.
Frühzahlung gegen Skonto
Freelancer bitten um frühere Zahlung einer Gutschrift und gewähren dafür Skonto; Sie zahlen aus Ihrem eigenen Konto.
Fremdwährungen
Rechnungen auch in fremder Währung. Berichte weisen jede Währung getrennt aus; umgerechnet wird mit festen Richtkursen für 16 Währungen.
Export für die Betriebsprüfung
Datenträgerüberlassung im GDPdU-Format, dazu CSV-Exporte für die Buchhaltung.
Für das Team
Der Alltag der Agentur an einem Ort
Projekte, Aufträge und Freelancer – mit dem Überblick, wer wann frei ist.
Auslastung und Einsatzplanung
Wer ist wann gebucht, wer ist frei – über alle Projekte.
Aufträge mit Volumen
Jeder Auftrag hat ein Volumen in Geld; TitanBill meldet sich bei 80 und bei 100 Prozent.
Verträge
Verträge zu jedem Einsatz – mit dem Freelancer und mit dem Kunden –, mit Erinnerung 30, 7 und 1 Tag vor dem Ende.
Excel-Import
Bestehende Abrechnungslisten mit Stunden, Einkaufs- und Verkaufspreisen einlesen und die Marge prüfen.
Wiederkehrende Rechnungen
Monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellt TitanBill sie von selbst; verschickt werden sie, wenn Sie es einstellen.
Regeln
Wenn etwas passiert: Team benachrichtigen, Zahlungserinnerung senden, Ticket anlegen, Slack oder Webhook auslösen.
Chat und Tickets
Mit Freelancern und Kunden sprechen, ohne dass Mails verloren gehen.
Drei Portale
Jede Seite sieht, was sie braucht
Agentur, Freelancer und Kunde arbeiten in einem eigenen Portal – mit eigenen Rechten.
Agentur
- Freelancer, Kunden, Projekte und Aufträge
- Monate prüfen und abrechnen
- Zahlungen, Mahnungen und Auszahlungen
- Team mit Rollen von Leseberechtigt bis Administrator
Freelancer
- Zeit erfassen und Monate einreichen
- Gutschriften und eigene Rechnungen sehen
- Frühzahlung gegen Skonto anfragen
- Profil, Dokumente und Tickets
Kunde
- Monate und Leistungsnachweise freigeben
- Rechnungen sehen und – wenn die Agentur es anbietet – online bezahlen
- Projekte und Dokumente
- Tickets und Chat mit der Agentur
KI-Assistent
Ein Assistent, der fragt, bevor er handelt
Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu Ihren Daten in normaler Sprache und bereitet Aktionen vor. Ausgeführt wird erst, wenn Sie bestätigen.
Jede Agentur kann ihren eigenen KI-Schlüssel hinterlegen; Modell und Funktionen wählen Sie selbst.
Sicherheit und Datenschutz
Schutz für Geld, Konten und Daten
Was eine Person allein nicht tun soll, verlangt eine zweite oder einen Vorlauf.
Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys; für Administratoren und die Buchhaltung ist der zweite Faktor Pflicht.
Geräteliste
Sehen, wo Sie angemeldet sind – und ein Gerät oder alle anderen abmelden.
Rollen
Vier Rollen – Administrator, Projektleitung, Buchhaltung und Leseberechtigt; jede sieht und darf, was sie braucht.
Administratoren mit Vorlauf
Wer einen Administrator entfernt, abschaltet oder herabstuft, kündigt es 72 Stunden vorher an; die betroffene Person und jeder Administrator können es stoppen.
Geschützte Auszahlungen
Ändert sich ein Auszahlungskonto, bekommt der Freelancer eine Mail mit einem Link, der seine Auszahlungen anhält – bis ein Administrator sie mit Passwort wieder freigibt.
Protokoll
Was die Menschen Ihrer Agentur, Ihre Freelancer und Kunden tun – Anmeldungen, Rollen, Zahlungen, Stornos –, steht mit Person und Zeit im Protokoll der Agentur.
Auskunft und Löschung
Werkzeuge für Auskunft, Export und Löschung nach DSGVO; eine Löschung wartet 24 Stunden und lässt sich stoppen.
Häufige Fragen
Was Agenturen vorher wissen wollen
Was kostet TitanBill?
Preise auf Anfrage. Sie richten sich vor allem nach der Zahl Ihrer Nutzer und Freelancer und nach den Funktionen, die Sie brauchen.
Ist TitanBill eine Lohnabrechnung oder Software für Arbeitnehmerüberlassung?
Nein. TitanBill rechnet selbstständige Freelancer ab, die Sie an Kunden vermitteln – keine Löhne und keine Arbeitnehmerüberlassung.
Kann TitanBill E-Rechnungen?
Ja. Rechnungen entstehen auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD und werden vor dem Versand nach EN 16931 geprüft. Eingehende E-Rechnungen kann TitanBill lesen.
Wie funktionieren Gutschriften?
Im Gutschriftsverfahren erstellen Sie die Abrechnung für den Freelancer (§ 14 Abs. 2 UStG). Er sieht sie im Portal und kann widersprechen; wer lieber eigene Rechnungen schreibt, lädt sie hoch.
Was bekommt mein Steuerberater?
Die ausgestellten Belege selbst, CSV-Exporte und den Export für die Betriebsprüfung im GDPdU-Format.
Wer sieht was?
Freelancer sehen nur ihre eigenen Zeiten und Abrechnungen, Kunden nur ihre Projekte und Rechnungen. In der Agentur bestimmt die Rolle, was jemand sehen und ändern darf.
Wie fange ich an?
Sie fordern eine Demo an. Danach richten wir Ihren Zugang ein; Ihre Freelancer und Kunden laden Sie selbst ein.
Sehen Sie es an Ihren eigenen Abläufen
Wir zeigen Ihnen TitanBill gern live – mit einem Monat, wie er bei Ihnen abläuft.